L'art d'organiser ses rendez-vous professionnels.

1. Définir ses propres règles et s’y tenir !

Le meilleur moyen de garder un contrôle total sur son emploi du temps est de définir certaines règles et de s’y tenir. L’enjeu est de proposer des dates et heures qui nous arrange et donc savoir en amont ce qui est le plus efficace pour soi. 

Pour cela, l’outil indispensable est l’agenda. Un agenda à jour et facilement lisible vous permettra de gagner un temps considérable sur votre prise de décision. 

Nos conseils : 

• Préférez les rendez-vous l’après-midi à partir de 14h00 parce que nous sommes plus efficace le matin pour travailler sur des sujets complexes. 
• Limitez les rendez-vous de plus d’une heure. Il a été prouvé qu’après une heure le rendez-vous n’a plus ou très peu de valeur ajoutée. 
• Pour vos rendez-vous en équipe ayant un fort impact stratégique sur l’entreprise, préférez le matin afin d’aboutir à des idées abouties. 
• Dans le cas où vous savez que votre interlocuteur est bavard, préférez un rendez-vous avant le déjeuner pour avoir le temps de prolonger vos échanges 

2. Prioriser vos rendez-vous 

Tous les rendez-vous n’ont pas la même importance à vos yeux. Ceux à très forte valeur ajoutée passeront bien entendu en priorité, quant aux autres vous devrez parfois les refuser ou trouver une autre alternative. 

Se déplacer prend du temps sur votre agenda, alors si un rendez-vous est trop éloigné de votre activité n’hésitez pas à proposer un entretien par téléphone ou par Skype. Vous pouvez même le déléguer à une autre personne. 

3. Accueillir les imprévus, comment faire ? 

L’agenda peut-être amener à bouger en fonction de certaines urgences à traiter ! Pensez à garder une certaine flexibilité pour pouvoir gérer les imprévus. 

Autorisez-vous donc à déplacer vos rendez-vous. Dans la plupart des cas, les interlocuteurs se montreront très compréhensifs. Il se peut même que cela les arrange, ponctuellement ! Attention toutefois à ne pas reporter sans cesse un rendez-vous avec une même personne. Si c'est le cas, demandez-vous si le rendez-vous est important à vos yeux. 

Notre astuce pour garder systématique du temps pour gérer les imprévus est de garder des tranches horaires libres. Vous ne prévoyez rien dans votre agenda pour pouvoir accueillir les urgences de dernières minutes. 

4. Acceptez de l’aide 

Vous avez du mal à gérer votre emploi du temps ? 

Suivez une formation en gestion du temps qui vous donnera les outils et les clés à maîtriser pour un travail productif. Notre centre accompagne les dirigeants, cadres ou managers de nombreuses entreprises pour les aider à mieux gérer leur emploi du temps. N’hésitez pas à nous contacter. 

5. Comment refuser poliment un rendez-vous ? 

Certaines sollicitations de collaborateurs, fournisseurs peuvent certaines fois nuire à votre efficacité. Il n’est pas toujours facile de les refuser. Notre conseil : soyez francs et expliquez à votre interlocuteur poliment que sa proposition s’éloigne de votre activité ou de vos objectifs actuels. 



Si vous ne parvenez pas à refuser le rendez-vous, vous pouvez tout même essayer de limiter son impact sur votre temps: 

• Accordez des rendez-vous très courts, 30 voire 15 minutes. Cela force l’interlocuteur à préparer le rendez-vous et aller à l’essentiel. 
• Proposez un temps sur le déjeuner plutôt qu’une heure productive de votre journée. 

Besoin d’accompagnement pour adopter une meilleure organisation professionnelle ?

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